Vanliga frågor Valvoja

Vad är Valvoja-tjänsten?

Valvoja-tjänsten automatiserar den lagstadgade bevakningen av entreprenörer. Tjänsten hjälper organisationer att göra den lagstadgade uppföljningen av entreprenörer enklare och mer enhetlig, samt befriar organisationerna från tidskrävande kontorsrutiner och utredningsarbete. Om det finns uppgifter i tjänsten som kräver utredning informerar vi både Valvoja-kunder och kunden i Pålitlig Partner-programmet om de bristfälliga uppgifterna.

Vad har jag för nytta av Valvoja-tjänsten?
Valvoja-tjänsten kontrollerar inlämnade rapporter i ditt ställe och informerar dig per e-post ifall det finns bristfälliga uppgifter i rapporterna.
Sparar på administrationskostnaderna.
Gör uppföljningen av de lagstadgade skyldigheterna enklare.
Inga tidskrävande kontorsrutiner och utredningsarbete krävs för rapporteringen.
Kan skräddarsys utgående från byggplatsens behov, till exempel behöver du lägga till de företag som uppföljningen omfattar endast en gång. Arkivet för byggplatsen finns tillgängligt också efter byggprojektets slut.
Söker och arkiverar de elektroniska rapporterna automatiskt. Om problem uppstår får du ett meddelande per e-post.
Tjänsten ger dig Pålitlig Partner-rapporterna gratis.
Du kan läsa de elektroniska rapporterna när som helst på din egen dator genom att koppla upp på Internet.
Rapporterna kan vid behov sparas eller skrivas ut.

Hur tar jag i bruk Valvoja-tjänsten?

  1. Kunder som redan har tagit i bruk funktionen Rapporter.

Aktivera Valvoja i din egen användarprofil på webbplatsen Tilaajavastuu.fi.

Se videon med anvisningar (på finska)

  1. Nya kunder

Registrera dig på webbplatsen Tilaajavastuu.fi och aktivera sedan Valvoja i din egen användarprofil.

Se videon med anvisningar (på finska)

Vilken Valvoja-nivå ska jag välja?
Vilken nivå som passar beror på vilka behov ditt företag har: hur många företag som omfattas av uppföljningen och vilka tjänster ditt företag behöver.

Är antalet Valvoja-användare begränsat?
Antalet användare är obegränsat på alla Valvoja-nivåer.

Hur kan jag höja nivån på tjänsterna i Valvoja?
Du kan själv höja nivån på tjänsterna, se bilden nedan.

Hur kan jag få mina leverantörer att registrera sig i Valvoja-tjänsten?
Du kan skicka en inbjudan direkt från Valvoja eller så kan du använda tjänsten Suosittelutehdas för avgiftsfria utskick.

Kan jag lägga till utländska företag i Valvoja-tjänsten?
Man kan endast lägga till företag med ett finländskt FO-nummer i tjänsten. Rapporterna i Valvoja samlas under företagets FO-nummer och tillsvidare är det inte möjligt att lägga till företag med endast estniskt företagsnummer eller ta ut sammanställningsrapporter på basis av endast estniskt företagsnummer.

Varför kan jag inte hitta rapporter för alla företag?
Företaget har inte nödvändigtvis registrerat sig som Pålitlig Partner. Du kan själv rekommendera dina samarbetspartner att ansluta sig till Pålitlig Partner-programmet och när de har registrerat sig kan du söka motsvarande rapporter i Valvoja.

Varför kan jag inte lägga till alla företag?
Företagets FO-nummer kan vara felaktigt. Excel-filen som du försöker importera kan ha fel format (tex. .xlsx).

Varför tar det så länge att ladda upp en lista på leverantörer?
Det kan finnas för många företag på listan. Laddningen går lättare om du grupperar företagen på olika listor.

Vilka leverantörer ska jag lägga till på listan i Valvoja?
Du kan till exempel lägga till: Avtalspartner som du annars måste be att få de lagstadgade intygen av. Eventuella framtida avtalspartner. Samarbetspartner.

Kan jag beställa ett arbete av ett företag som har symbolen Inväntar uppgifter på rapporten?
Symbolen betyder att det saknas information i företagets uppgifter, och på rapporten, eller att vi väntar på uppgifter från en kunduppgiftskälla. Du måste be företaget om tilläggsuppgifter för att uppgifterna ska vara kompletta i enlighet med lagen om beställarens ansvar. Tolkningen hindrar inte beställaren från att anlita leverantören. Bifoga intygen till rapporten och arkivera den för granskning på vanligt sätt.

Kan jag beställa ett arbete av ett företag som har symbolen Observera på rapporten?
Symbolen används för att uppmärksamma beställaren på en avvikelse från reglerna, till exempel i fråga om momsskyldigheten kan företaget vara befriat från registrering i registret över momsskyldiga. I detta fall ska du be leverantören lämna ett intyg över avvikelsen och entreprenören ska lämna uppgifterna på begäran. Tolkningen hindrar inte beställaren från att anlita leverantören.

Kan jag beställa ett arbete av ett företag som har symbolen Kontrollera på rapporten?
Symbolen är inget hinder för beställning, men leverantören måste se till att sköta sina förpliktelser och lämna in en utredning över märkningen före ni ingår ett avtal. Bifoga utredningen till rapporten och arkivera den för utsatt tid på vanligt sätt.

Kan jag beställa ett arbete av ett företag som har symbolen STOP på rapporten?
Uppgifterna på rapporten om beställaransvar är inte i sin ordning och inga arbeten ska beställas så länge STOPP-symbolen syns på rapporten. Symbolen används till exempel när personen som registrerats på företagets handelsregisterutdrag har näringsförbud eller om företaget gått i konkurs.

Vad betyder symbolen Inväntar uppgifter på rapporten?
Några uppgifter om företaget fattas eller vi väntar på att få uppgifterna från en kunduppgiftskälla. Be leverantören om en utredning för att uppgifterna ska vara kompletta i enlighet med lagen om beställarens ansvar. Tolkningen hindrar inte beställaren från att anlita leverantören. Symbolen används till exempel när vi väntar på uppgifter om betalningar från skatteverket eller någon annan kunduppgiftskälla, eller på företagets egen anmälan om vilket kollektivavtal som följs.

Vad betyder OK-symbolen?
Uppgifterna om beställaransvar är kompletta enligt kunduppgiftskällorna. Symbolen används när det inte finns något att anmärka på, utreda eller komplettera i företagets uppgifter.

Vad betyder symbolen Observera på rapporten?
Företaget har uppgett sig vara befriat från skyldigheten att vara registrerat. Symbolen används för att uppmärksamma beställaren på en avvikelse från reglerna, till exempel i fråga om momsskyldigheten kan företaget vara befriat från registrering i registret över momsskyldiga. Tolkningen hindrar inte beställaren från att anlita leverantören.

Vad betyder symbolen Kontrollera på rapporten?
Uppgifterna om beställaransvar enligt kunduppgiftskällorna kräver ytterligare utredning. Tolkningen hindrar inte beställaren från att anlita leverantören.

Vad betyder symbolen STOP på rapporten?
Symbolen betyder att företaget är nedlagt eller har upphört med sin verksamhet, har gått i konkurs eller att personen som registrerats på företagets handelsregisterutdrag har näringsförbud.

Hur får jag fram företagets rapporthistoria?
Klicka på symbolen till höger om företagets namn i Valvoja och företagets rapporthistoria visas i ett popup-fönster.

Hur avslutar jag uppföljningen av ett enskilt företag?
Avsluta uppföljningen i Valvoja genom att klicka på företagets namn och välj “Avsluta uppföljning”.

Hur kan jag välja en viss uppföljningslista?
Du kan ta upp en vald lista genom att först välja vilken vy du vill ha i den vänstra rullgardinsmenyn och sedan klicka på den lista du vill ha. Därefter aktiveras listan och bakgrundsfärgen ändras till blå. Se videon med anvisningar.

Vad är det för skillnad på vanliga användare och huvudanvändare?
Huvudanvändaren har i övrigt samma användarrättigheter som vanliga användare, men kan dessutom lägga till och ta bort användare. Vi rekommenderar att företagets beslutar om huvudanvändarna centraliserat och informerar de anställda vilka dessa personer är. Det lönar sig alltså att utse flera huvudanvändare som ansvarar för att skapa nya användarnamn och ta bort gamla.