Ilmoita käyttöohje

 

Yritystietojen tuonti  Käyttäjähallinta  Työntekijätietojen lisäys  Kuvan lisäys Henkilötietojen lisäys
Valttikorttien tilausohje
Valttikortin sulku Työmaalle rekisteröinti — ePerehdytys

Valttikorttien tilausohje

Rekisteröityminen ja uuden yritystilin luominen

Suosittelemme käyttämään palveluissamme selaimena Firefoxia, Google Chromea tai Safaria.

Kirjaudu sisään valitsemalla Ilmoita-kuvake yläpalkista, tai Yritystilillä Ilmoita ja Valtti -palvelu.

Käytä Tilaajavastuu-palveluiden käyttäjätunnusta. Jos sinulla ei vielä ole käyttäjätunnusta, voit luoda sen valitsemalla Rekisteröidy.

 

Yritystietojen tuominen

Avautuvassa näkymässä täytä ensimmäiselle välilehdelle yrityksen ja työnantajan yhteyshenkilön tiedot. Huomaathan, että puhelinnumero tulee täyttää kansainvälisessä muodossa.

Yrityksen tiedot

 

Käyttäjähallinta

Ensimmäinen Ilmoita-palvelun käyttäjä saa automaattisesti oikeuden Ilmoita-palvelun käyttöön. Hän voi antaa käyttöoikeudet palvelun käyttöön muille käyttäjille, jotka voivat myös jakaa käyttöoikeuksia edelleen.

Käyttöoikeuksien hallinta tapahtuu yritystilin Käyttäjähallinnassa. Pääset Käyttäjähallintaan myös suoraan Ilmoita-palvelusta, kohdasta Käyttäjähallinta.

  • Siirry yritystilin Käyttäjähallintaan
  • Valitse välilehti Ilmoita
  • Valitse haluamasi käyttäjä Käyttäjälle-pudotusvalikosta ja paina Lisää
  • Jos käyttäjää ei löydy pudotusvalikosta, valitse Uusi käyttäjä ja paina Lisää. Kirjoita seuraavassa ikkunassa käyttäjän sähköpostiosoite ja paina Lähetä kutsu. Käyttäjä saa sähköpostiinsa ilmoituksen lisätyistä oikeuksista.

 

Työntekijätietojen lisääminen

Valitse harmaan navigointipalkin Työntekijät-välilehti ja syötä omien työntekijöiden tiedot.

Työntekijöiden lisääminen yksitellen:

Työntekijät

1. Paina Uusi työntekijä-painiketta

2. Syötä tähdellä merkityt pakolliset tiedot (henkilötunnus muotoa ppkkvv-123X)

3. Paina Tallenna. Huomaathan, että voit lisätä valokuvan vasta, kun olet tallentanut työntekijän tiedot.

4. Kaikkien syöttämiesi työntekijöiden tiedot ovat nähtävissä sivun alalaidassa olevassa listassa.

 

Suomi_tummennettu

Lähetetyn työntekijän tiedot -kohtaan täytetään osoitetiedot niiden työntekijöiden osalta, joiden kotivaltio on muu kuin Suomi. Lähetetyn työntekijän todistukset -kohtaan on laitettava todistuksen tiedot, jos henkilöllä on E101, E102 tai A1 -todistus. Jos työntekijä ei tarvitse lähetetyn työntekijän todistusta, voit jättää todistustiedon tyhjäksi.

 

Työntekijöiden tuonti excel-tiedoston avulla:

1. Katso sivun alareunasta, kohdasta Lataa esimerkkitiedosto, millainen Excel-tiedoston tulee olla.

2. Luo esimerkin mukainen Excel-tiedosto ja paina Tuo Excelistä.

3. Valitse luomasi tiedosto koneeltasi tuplaklikkaamalla sitä tai painamalla Avaa.

Napit

 

HUOM! Veronumero-palvelu tarkistaa löytyykö veronumero Verohallinnon rekisteristä, mutta käyttäjän tulee itse ilmoittaa veronumerorekisteristä puuttuvat veronumerot suoraan Verohallinnolle. Veronumeroiden tarkistuksen tulokset päivittyvät Ilmoita-palveluun yhden arkipäivän kuluessa.

 

Kuvan lisääminen

Avaa tallentamasi työntekijän tiedot sivun ylälaitaan napsauttamalla työntekijän tietoja listasta. Kun työntekijän tiedot näkyvät sivun ylälaidassa, voit lisätä työntekijälle valokuvan Tuo valokuva -painikkeella. Lue valokuvaohjeet täältä.

Voit myös tuoda useampia kuvia kerralla Tuo kuva-ZIP -painikkeella. Nimeä kuvaohjeiden mukaiset kuvat veronumerolla, esim. 100012341234.jpg ja pakkaa kuvat ZIP-kansioon.

HUOM!

  • Voit lisätä Tuo kuva-ZIP -painikkeella kuvat ainoastaan ZIP-pakatuissa kansioissa.
  • Varmistathan ennen kuvien vientiä että ZIP-kansion koko on enintään 50 Mt tms.

 

Henkilötietojen muokkaaminen

1. Avaa nimeä napauttamalla Työntekijät –välilehdellä sivun alalaidassa olevasta työntekijälistasta sen työntekijän nimi, jonka tietoja haluat muokata.

2. Työntekijän tiedot tulevat näkyviin sivun yläosaan.

3. Muuta tietoja ja vahvista painamalla Tallenna.

4. Valokuvan saat lisättyä tai vaihdettua Tuo valokuva -painikkeesta.

5. Työntekijän tiedot voit poistaa Poista työntekijä -painikkeesta ja uuden työntekijän lisätä Uusi työntekijä -painikkeesta.

Valttikorttien tilausohje

Tilaustiedot  Ostoskori  Tunnistautuminen Tilauksen yhteenveto

 

Kirjaudu sisään ja valitse Valttikorttien tilaus -välilehti.

Voit tilata Valttikortteja vain niille työntekijöille, joiden tila on Työntekijät-välilehdellä ”Ilmoitettu” ja joille on lisätty valokuva.

Työntekijätietojen lisäämisen ohjeet löydät Ilmoita-ohjeesta.

 

Tilauksen tiedot

Tarkista tai lisää toimitus- ja laskutusosoite. Laskutusosoitetiedon saat kätevästi tilaukselle yritystililtä.

Valitse tilauksessa olevien korttien voimassaoloaika. Voimassaoloaika on oletuksena 5 vuotta. Jos haluat korteille lyhyemmän voimassaoloajan, valitse pudotusvalikosta ”Aseta oma voimassaoloaika” ja kalenterista viimeinen voimassaolopäivä.

 

 

Voit lisätä kortille myös logon Lisää yrityksen logo –painikkeesta. Tiedostovaatimukset – Tiedostomuoto: jpg, png tai gif; Koko: 100-500kt.

Logo tulee kortin yläosaan ja se painetaan aina mustavalkoisena. Logoa kokoa ja sijantia voit muokata Muokkaa logoa -painikkeesta avautuvassa Logoeditori-näkymässä.

Kun kaikki tiedot ovat oikein, hyväksy toimitusehdot ja paina Jatka tilausta sivun oikeasta alareunasta.

 

2) Ostoskori

Työntekijät, joille Valttikortti on mahdollista tilata, ovat luettelossa sivun vasemmassa reunassa.

Voit tilata Valttikortteja vain niille työntekijöille, joiden tila on Työntekijät-välilehdellä ”Ilmoitettu” ja joille on lisätty valokuva. Työntekijät-välilehdelle lisäämäsi tiedot tarkistetaan veronumerorekisteristä noin yhden arkipäivän kuluessa.

Valitse haluamiesi työntekijöiden tiedot esikatseltaviksi luettelosta. Lisää kortit ostoskoriin Lisää ostoskoriin-painikkeesta.

Esikatselukuva antaa viitteitä siitä, miltä valmis Valttikortti tulee näyttämään. Jos esikatselussa näyttää, että valokuva on huonolaatuinen, esim. rakeinen, ali- tai ylivalottunut, varjo peittää henkilön kasvot tms, keskeytä tilaus ja vaihda työntekijälle parempi valokuva Työntekijät-välilehdellä Tuo valokuva -painikkeesta.

Lue valokuvaohjeet täältä.

Huomioithan, että palvelun ylläpitäjä ei pysty tekemään muutoksia korttitilauksiin. Tarkista, että työntekijätiedot ovat oikein ja valokuva on laadultaan riittävän hyvä.

Huomaathan myös, että ostoskorissa näkee nyt onko henkilöllä olemassa olevaa korttia vai ei. Ostoskori -näkymässä henkilön nimen perässä näkyy värikoodein eri status, joka vaihtuu sen mukaan onko kortti tilaamatta, painossa tai tilattu.

 

 

Kun kaikki haluamasi kortit ovat Ostoskorissa sivun oikeassa laidassa, paina vihreää Jatka tilausta–painiketta sivun oikeasta alareunasta. Voit keskeyttää tilauksen vasemmalla puolella olevasta punaisesta Peru tilaus-painikkeesta.

 

3) TUPAS–tunnistautuminen

Tunnistaudu henkilökohtaisilla pankkitunnuksilla, tunnistautuminen toimii korttitilauksen sähköisenä allekirjoituksena. Syötä henkilötunnus, jonka jälkeen sinut ohjataan automaattisesti pankin tunnistautumissivulle. Tunnistautumiseen käyvät seuraavien pankkien pankkitunnukset: Danske Bank, Nordea, OP, Aktia, Handelsbanken, S-pankki, Säästöpankit ja Ålandsbanken sekä Mobiilivarmenne.

TUPAS-tunnistautumisen yhteydessä tilausta ei veloiteta. Pankkitunnuksia käytetään vain tilaajan tunnistamiseen. Korttitilauksia koskevat laskut lähetetään Yritystilillä valitun laskukanavan ja laskutusosoitteen mukaisesti korttien toimittamisen jälkeen.

 

4) Tilauksen yhteenveto

Vahvista tilaus painamalla Osta. Saat sähköpostiisi väliaikaiskortit ja tilauksen yhteenvedon pdf-tiedostoina. Väliaikaiskortit voit ladata tilauksen jälkeen myös Seuraa tehtyjä tilauksia -välilehdeltä.

 

Valttikorttien toimitusaika on enintään 14 arkipäivää. Valttikorttipaketin hinta on 24e+alv sekä toimitus- ja käsittelykulut 7,2e/tilaus. Mahdolliset liiton jäsenyydet ja alennukset huomioidaan automaattisesti.

 

Jos sinulla on kysyttävää, autamme mielellämme!

    • 0600 301339 1,52 e/min + pvm, ark. 8-16
    • asiakaspalvelu(at)veronumero.fi

 

 

Valttikortin sulkeminen

Voit sulkea työntekijän Valttikortin Aktiiviset kortit -välilehdellä. Valttikortti suljetaan painamalla Sulje-painiketta halutun työntekijän Valttikortin tietojen perässä.

Aktiiviset kortit uusi

Huomaathan, että suljettua Valttikorttia ei ole mahdollista avata tai aktivoida uudelleen. Suljettua Valttikorttia ei voi enää käyttää.

Jos työntekijä on hukannut Valttikorttinsa, on Valttikortti tietoturvasyistä suljettava. Työntekijälle voit tilata uuden Valttikortin Henkilökorttien tilaus -välilehdellä. Uudesta tilauksesta veloitetaan hinnaston mukaisesti.

 

Työmaalle rekisteröityminen

Työmaalle rekisteröidytään Ilmoita-palvelussa harmaan navigointipalkin Työmaalle rekisteröinti -välilehdellä.

Ennen kuin aloitat työmaalle rekisteröitymisen, sinulla pitää olla tiedossasi Työmaa-avain, tilaajan nimi ja y-tunnus sekä urakan aloituspäivä ja päättymispäivä.

1. Valitse Rekisteröidy työmaalle sivun vasemmassa reunassa

2. Avautuvassa näkymässä kirjoita saamasi Työmaa-avain tyhjään kenttään ja klikkaa ”Hae

3. Täytä tilaajan tiedot sekä tiedot urakan kestosta. Lopuksi paina sivun alareunasta Vahvista

4. Rekisteröityminen on onnistunut, kun saat tämän ilmoituksen

Työmaalle rekisteröityminen

 

Ilmoitus ”Työmaalle rekisteröityminen epäonnistui. Tarkista tiedot Ilmoita-palvelun ensimmäisellä välilehdellä” tarkoittaa, että yrityksen tiedoissa on jotain puutteita. Tarkista tiedot Ilmoita-palvelun ensimmäisellä välilehdellä.

Työnantaja rekisteröityy työmaalle Työmaa-avaimella, mutta yksittäisiä työntekijätietoja ei tässä yhteydessä erikseen rekisteröidä työmaalle. Lisää aina uusien työntekijöidesi tiedot Työntekijät-välilehdelle, jotta pääurakoitsija voi käyttää niitä Työmaarekisterin kautta tehtävässä työntekijäraportoinnissa.

 

ePerehdytys

  1. Tilaa ePerehdytys-palvelu Ilmoita-palvelun etusivulla, sivun alalaidasta.
  2. Lisää työntekijöille käyttöoikeudet ePerehdytys-palveluun. Voit joko lisätä kaikille työntekijöille käyttöoikeudet kerralla Ilmoita-palvelun etusivulla tai yksitellen Työntekijät-välilehdellä.

ePerehdytys-käyttöoikeuden voi lisätä kaikille työntekijöille, jotka on lisätty yrityksesi Ilmoita-palveluun Työntekijät-välilehdelle.

Käyttöoikeuden lisäämisen jälkeen työntekijä voi suorittaa ePerehdytyksen osoitteessa eperehdytys.fi. Työntekijä tunnistautuu palveluun käyttäen Valttikorttinsa viivakoodia tai veronumeroaan ja työnantajan y-tunnusta. Yrityksen pääkäyttäjä, jolla on ilmoita-oikeus voi aktivoida ePerehdytyksen ja antaa halutuille työntekijöille eP-käyttöoikeuden.

 

Tarkemmat ohjeet ePerehdytyksen käyttöönotosta löydät ePerehdytyksen käyttöohjeesta.

 

Asiakaspalvelumme auttaa Veronumero-palveluun liittyvissä kysymyksissä

  • 0600 301339 1,52 eur/min + pvm, ark. 8 – 16
  • asiakaspalvelu(at)veronumero.fi