Työsuhteiden vahvistaminen Ilmoita-palvelussa

Työntekijöiden työsuhteet tulee vahvistaa Ilmoita-palvelussa vähintään kahden vuoden välein.

Työsuhteet, joita ei ole vahvistettu määräaikaan mennessä, poistetaan automaattisesti Ilmoita-palvelusta. Poistamisen yhteydessä myös työntekijän Valttikortti suljetaan.

Näin vahvistat työsuhteen Ilmoita-palvelussa:

  1. Kirjaudu Tilaajavastuun Yritystilille osoitteessa https://portal.tilaajavastuu.fi
  2. Siirry Ilmoita-palveluun valitsemalla kohta ”Ilmoita, Valttikortti & ePerehdytys”.
  3. Siirry Työntekijät-välilehdelle
    • Sivun yläosassa näkyy kuinka monta vanhenemassa olevaa työsuhdetta yritykselläsi on.
  • Työntekijälistan oikeasta reunasta löydät sarakkeen ”VAHVISTETTAVA”
  • Kyseinen sarake kertoo päivämäärin ja värein, milloin työntekijän työsuhdetieto on vahvistettava:
  • Punainen: vahvista työsuhdetiedot heti, viimeistään merkittyyn päivämäärään mennessä.
  • Keltainen: vahvista työsuhdetiedot vuoden sisällä.
  • Vihreä: vahvista työsuhdetiedot kahden vuoden sisällä.

Työntekijärivit on järjestetty niin, että kaikki vahvistamista vaativat työsuhdetiedot ovat luettelossa ensimmäisinä. Voit halutessasi järjestää työntekijätietoja myös muiden sarakkeiden mukaisesti.

4. Työsuhdetietojen vahvistaminen:

  • Valitse listassa ensimmäisenä oleva työntekijä klikkaamalla työntekijäriviä.
  • Jos työntekijällä on edelleen yrityksessäsi työsuhde, valitse työntekijärivien yläpuolla oleva kohta ”Vahvista ja tallenna”. Jos työntekijän työsuhde on päättynyt, valitse ”Poista työntekijä”.
  • Työsuhdetietojen vahvistamisen tai poistamisen jälkeen sinut siirretään seuraavan työntekijän tietoihin automaattisesti.
  • Vahvista tai poista kaikkien työntekijöiden työsuhdetiedot samalla tavalla.

Yritykselläsi tulee olla työntekijätiedoissaan ainoastaan vahvistettuja työsuhteita. Suosittelemme vahvistamaan tai poistamaan työntekijätiedot siinä vaiheessa, kun tiedot on merkitty keltaisella. Tee tarkistus viimeistään, kun tiedot näkyvät punaisella. Mikäli et vahvista tietoja määräajan sisällä, työntekijän tiedot poistetaan palvelusta. Poistamisen yhteydessä myös työntekijän Valttikortti suljetaan. Huomaathan, että Valttikortin tahaton sulkeminen saattaa vaikeuttaa työntekijöidesi pääsyä työmaille. 


TYÖSUHDETIETOJEN MASSAVAHVISTUS EXCELIN AVULLA:

Työsuhdetietojen massavahvistus Excelillä tapahtuu Ilmoita-palvelun Työntekijät-sivun alalaidassa kohdassa ”Lisää tai poista useita työntekijöitä tai kuvia kerralla”. Lataa esimerkkitiedosto, lisää siihen tarvittavat työntekijätiedot ja tuo Excel uudelleen Ilmoita-palveluun. Tämä vahvistaa Excelillä tuodut työntekijärivit ja päivittää samalla työntekijöiden tiedot. Huomioithan, että Excel-tuonti ei automaattisesti poista työntekijätietoja, vaan ne tulee poistaa erikseen Ilmoita-palvelusta.

Tee massavahvistus seuraavasti:

  1. Käy läpi yrityksesi työntekijätiedot ja varmista, että ne ovat ajan tasalla.
  2. Kirjaudu Tilaajavastuun yritystilille.
  3. Siirry kohtaan ”Ilmoita, Valttikortti & ePerehdytys”.
  4. Siirry Työntekijät-välilehdelle.
  5. Klikkaa sivun alalaidassa auki kohta ”Lisää tai poista työntekijöitä tai kuvia kerralla”.
  6. Lataa vahvistus esimerkkitiedosto.
  7. Valitse Excelistä Työntekijät-välilehti.
  8. Poista esimerkkiveronumerot.
  9. HUOM! Säilytä A1-solu ”Veronumerot”.
  10. Syötä A2-sarakkeesta alaspäin henkilöiden veronumerot, joiden työsuhteet halutaan vahvistaa.
  11. HUOM! Varmista, että Exceliin syöttämäsi veronumerot ovat oikeassa muodossa.
  12. Kun olet valmis, tallenna tiedosto tietokoneellesi.
  13. Klikkaa ”Tuo vahvistus Excelistä”.