Usein kysyttyä Valvoja

Toimittajien seuranta (Valvoja)

Mikä on Valvoja-palvelu?

Valvoja–palvelu automatisoi tilaajavastuulain mukaisen valvonnan. Palvelun avulla voidaan yhdenmukaistaa, ja selkeyttää tilaajavastuulain seuranta koko organisaatiossa sekä poistaa lain aiheuttamat, aikaavievät toimistorutiinit ja selvittelytyöt. Mikäli valvottavien joukosta löytyy selvitettävää, sekä Valvoja-asiakkaalle että Luotettava Kumppani -asiakkaalle ilmoitetaan puutteista.

Mitä hyötyä yritykselleni on Valvoja-palvelusta?
Valvoja tarkastaa toimitetut raportit puolestasi ja ilmoittaa sähköpostitse, jos tiedoissa on puutteita.
Säästää hallintokustannuksissa
Yhdenmukaistaa ja selkeyttää tilaajavastuulain seurannan
Poistaa raportoinnista aikaavievät toimistorutiinit ja selvittelytyöt
Suunniteltu työmaan ehdoilla, mm. valvottavat yritykset syötetään työmaalle ainoastaan kerran. Työmaakohtainen arkisto säilytetään myös työmaan päättymisen jälkeen
Noutaa ja arkistoi automaattisesti sähköiset raportit. Havaituista ongelmista hälytetään suoraan sähköpostiin
Palvelun avulla saa maksutta Luotettava Kumppani -raportit
Sähköiset raportit voi tarvittaessa lukea milloin vain omalta koneelta Internet -yhteyden avulla
Raportit voi tarvittaessa tallentaa omalle koneelle tai tulostaa

Miten otan Valvoja-palvelun käyttöön?

1. Jo rekisteröityneet Raportit-palvelun asiakkaat

Aktivoi Valvoja omalta Tilaajavastuu.fi-hallintasivulta.

Ohjeet videolla

2. Uudet asiakkaat

Rekisteröidy Tilaajavastuu.fi-palveluun ja sen jälkeen aktivoi Valvoja omalta Tilaajavastuu.fi-hallintasivulta.

Ohjeet videolla

Minkä Valvoja-tason valitsen?
Valvoja-tason valinta riippuu yrityksenne tarpeista: kuinka paljon valvottavia yrityksiä on ja mitä palveluita yrityksenne tarvitsee.

Onko Valvoja-palvelun käyttäjämäärää rajattu?
Käyttäjämäärää ei ole rajattu millään Valvoja-tasolla.

Miten nostan Valvojan palvelutasoa?
Valvoja-palvelua voit nostaa omalta Tilaajavastuu.fi-hallintasivulta.

Miten saan omia toimittajiani liittymään Valvoja-palveluun?
Omia toimittajia voi kutsua suoraan Valvojasta tai halutessanne voitte myös hyödyntää Suosittelutehtaan maksutonta postituspalvelua.

Voinko lisätä ulkomaalaisia yrityksiä Valvoja-palveluun?
Valvojaan voi lisätä valvontaan ainoastaan yrityksiä joilla on suomalainen y-tunnus. Valvojassa esitetään yhdistelmäraportit suomalaisen y-tunnuksen alla, eikä vielä toistaiseksi ole mahdollista lisätä valvontaan pelkkiä virolaisia yrityksiä tai yhdistelmäraportteja pelkän virolaisen rekisterinumeron perusteella.

Miksi kaikkien yritysten raportteja ei löydy?
Yritys ei välttämättä ole vielä liittynyt Luotettava Kumppaniksi. Voit itse suositella Luotettava Kumppani liittymistä yrityksille ja kun he liittyvät palveluun, niin raportit löytyy Valvojasta ja pystyt tarkastella raportteja.

Minkä takia kaikkia yrityksiä ei onnistuttu lisäämään?
Yrityksen y-tunnus saattaa olla väärin. Tuotu excel-tiedosto on väärässä muodossa (esim. .xlsx)

Miksi toimittajalistan lataaminen kestää niin kauan?
Toimittajalistallasi saattaa olla liikaa yrityksiä. Kannattaa ryhmitellä yrityksiä eri listoille, jolloin lataaminen on sujuvampaa.

Mitkä toimittajat minun kannattaa lisätä Valvoja-listalle?
Listalle voi lisätä esimerkiksi: Sopimuskumppanit, joilta pitäisi muuten pyytää tilaajavastuulain mukaiset todistukset. Mahdollisesti tulevat sopimuskumppanit. Yhteistyökumppanit.

Voinko tilata työn yritykseltä, jonka raportilla on Tietoja odotetaan –symboli?
Yrityksen tiedoista ja näin ollen raportilta puuttuu tieto tai tietoa odotetaan tietolähteestä. Lisäselvitys on pyydettävä toimittajalta jotta yrityksen tiedot tilaajavastuulain nojalla voidaan katsoa olevan kunnossa. Tulkinta ei estä työn tilaamista. Liitä raporttiin todistukset ja säilytä normaalisti tarkastusta varten.

Voinko tilata työn yritykseltä, jonka raportilla on Huomioi –symboli?
Symbolia käytetään kun tilaajan on huomioitava esimerkiksi toimittajan arvonlisäverovelvollisuusrekisteritiedon kohdalla poikkeava sääntö. (esim. vapautus rekisteriin kuulumisesta) Tällöin tilaajan tulisi pyytää toimittajalta selvitys kyseisestä poikkeuksesta ja toimittajan tulee toimittaa tarvittavat tiedot pyynnöstä. Tulkinta ei estä työn tilaamista.

Voinko tilata työn yritykseltä, jonka raportilla on Selvitä –symboli?
Symboli ei ole este tilaamiselle, mutta yrityksen tulee hoitaa velvoitteensa kuntoon ja toimittaa tilaajalle selvitys merkinnästä ennen sopimuksen tekoa. Liitä selvitys raportin liitteeksi ja säilytä määräaikana normaalisti.

Voinko tilata työn yritykseltä, jonka raportilla on SEIS-symboli?
Tietolähteiden perusteella tilaajavastuutiedot eivät ole kunnossa, työtä ei pidä tilata SEIS -merkinnän voimassaolon aikana. Symbolia käytetään esimerkiksi kun yrityksen vastuuhenkilöllä on liiketoimintakielto tai yritys on konkurssissa.

Mitä tarkoittaa tietoja odotetaan- symboli raportilla?
Yrityksen tiedoista puuttuu tieto tai tietoa odotetaan tietolähteestä. Lisäselvitys pyydettävä toimittajalta jotta yrityksen tiedot tilaajavastuulain nojalla voidaan katsoa olevan kunnossa. Tulkinta ei estä työn tilaamista. Symbolia käytetään esimerkiksi kun odotetaan tietoa verohallinnolta tai muulta tietolähteeltä yrityksen maksutiedoista tai yrityksen omaa ilmoitusta esimerkiksi yrityksen noudatettavasta työehtosopimuksesta.

Mitä OK-symboli tarkoittaa?
Tietolähteiden perusteella tilaajavastuutiedot ovat kunnossa. Symbolia käytetään kun yrityksen tiedoissa ei ole yhtään huomioitavaa, selvitettävää tai puuttuvaa tietoa.

Mitä tarkoittaa Huomioi -symboli raportilla?
Yrityksen ilmoituksen mukaan ei velvollisuutta kuulua rekisteriin. Merkintää käytetään kun tilaajan on huomioitava esimerkiksi toimittajan arvonlisäverovelvollisuusrekisteritiedon kohdalla poikkeava sääntö. (esim. vapautus rekisteriin kuulumisesta) Tulkinta ei estä työn tilaamista.

Mitä tarkoittaa Selvitä-symboli raportilla?
Yrityksen tiedoissa on tietolähteiden perusteella tilaajavastuutietojen osalta selvitettävää. Tulkinta ei estä työn tilaamista, toimittaja voi korjata tilanteen ja antaa tilaajalle selvityksen/todistuksen.

Mitä tarkoittaa SEIS-symboli raportilla?
SEIS-symboli raportilla tarkoittaa sitä, että yrityksen toiminta on päättynyt tai lakkautettu, se on konkurssissa tai yrityksen vastuuhenkilö on liiketoimintakiellossa.

Miten saan näkyviin yrityksen raporttihistorian?
Valvojasta painamalla yrityksen nimen oikealla puolella olevaa symbolia, jonka jälkeen ponnahdusikkunasta näkee yrityksen raporttihistorian.

Miten lopetan yksittäisen yrityksen seurannan?
Valvojasta painamalla yrityksen nimeä ja sieltä valitsemalla ”Lopeta seuranta”

Miten voin valita haluamani kohdelistan?
Saat haluamasi listan auki valitsemalla ensin vasemmasta pudostusvalikosta haluamasi näkymän ja painamalla tämän jälkeen haluamasi listan päällä. Tämän jälkeen lista aktivoituu ja taustaväri muuttuu siniseksi. Ohjeet videolla.

Mitä eroa on perus- ja pääkäyttäjätunnuksilla?
Pääkäyttäjätunnuksilla on muuten samat oikeudet kuin peruskäyttäjätunnuksilla, mutta pääkäyttäjä pystyy lisäämään ja poistamaan käyttäjiä. Suositeltavaa on, että yrityksen pääkäyttäjät on määritelty keskitetysti, ja he ovat vastuussa uusien tunnusten lisäämisestä ja poistamisesta, pääkäyttäjätunnuksia kannattaa siis luoda useampia, ja tiedottaa koko henkilöstöä pääkäyttäjistä.

Miten lisään käyttäjätunnuksia Valvojaan?
Ohjeet videolla